Мониторинг и контроль хода осуществления проекта

Цель системы мониторинга — собрать и подготовить в отчет­ной форме необходимую информацию. Цель системы контроля — действовать, используя эти данные. Контроль — это действия, направ­ленные на уменьшение разницы между плановым заданием и фак­тическим результатом. Контроль сфокусирован на трех элементах проекта — выполнение работ, уровень затрат и время. Выделяют ряд факторов, которые приводягкнеобходимости контроля:

•   выполнение работ — непредвиденные технические проблемы, недостаточность ресурсов, проблема качества и надежности, требование изменения спецификаций со стороны заказчика, межфункциональные сложности;

затраты— увеличение ресурсов, требующихся для решения проблем; расширяющийся масштаб работ; заниженность пер­воначальных оценок; неудовлетворительная или поздняя от­четность; неудовлетворительное составление бюджетов; кор­ректировки, произведенные не вовремя; возросшие цены на ресурсы;

•   время— отведение большего времени, чем планировалось, на технические проблемы; излишне оптимистичные первона­чальные оценки сроков проекта; неправильное определение последовательности действий; недоступность необходимых ресурсов; задержки при выполнении предшествующих задач; «катастрофическое» изменение спецификаций заказчиком. Контроль является центральным видом деятельности в ходе ре­ализации проекта. Наиболее важные инструменты в этом процес­се: план, разработанный для определения трех параметров проек та (спецификаций, графика и бюджета), и стандарты, по которым оценивается текущая деятельность на предмет соответствия предъ­являемым требованиям. Весьма полезными при осуществлении контроля проекта являются следующие четыре инструмента:

•   определение элементов проекта, подлежащих контролю;

определение ключевых точек проекта;

•   контроль бюджета;

•   оценка промежуточных результатов.

Основным носителем информации о ходе реализации проекта яв­ляется отчет. Выделяют три типа отчетов —текущий (регулярный), исключительный (ориентированный на принятие решений) и специ­альный (аналитический, исследовательский). Существуют три общие проблемы при разработке отчетности по проекту: 1) отчет излишне детализирован, трудно найти нужную информацию; 2) данные отче­тов, подготовленные разными специалистами, имеют различные сис­темы измерения, а бухгалтерская, инженерная, маркетинговая, фи­нансовая и производственная информационные системы должны быть адаптированы друг к другу; 3) i ^удовлетворительная связь меж­ду системой планирования и системой мониторинга. Минимальная информация, которая должна содержаться в текущем отчете:

1. Четкое описание проекта, его цели.

2. Текущее состояние проекта.

3. Сопоставление реальных затрат с планируемыми.

4.  Выполнение проекта по ключевым моментам, процент вы­полнения.

5. Сопоставление завершенных работе использованными ре­сурсами.

6. Выполнение требований по обеспечению качества проекта.

7. Будущее состояние проекта.

8. Критические вопросы управления.

9. Анализ рисков.

10. Ограничения и предположения, выводы.

 

Мониторинг и контроль хода осуществления проекта