Осуществление корректирующих воздействий

По мере осуществления проекта возникают ситуации, когда фактическое состояние дел не соответствует плановому заданию. Это требует корректирующих воздействий. Если проект начинает отста­вать от графика, возможны три альтернативных решения проблемы. Первое состоит в оценке объема оставшейся работы и принятии ре­шения о том, можно ли потерянное время наверстать на следующих шагах. Если это неосуществимо, рассматривается возможность до­полнительного вознаграждения для завершения проекта вовремя. Дополнительное вознаграждение может быть оправдано, если выпол­нен сравнительный анализ этих расходов с потенциальными потеря­ми из-за превышения сроков проекта. Наконец, следует рассмотреть возможность привлечения дополнительных ресурсов. Это также при­ведет к дополнительным затратам, однако может компенсировать будущие потери от срыва сроков.

Если затраты по проекту начинают превышать бюджет, рассмат­риваются оставшаяся работа и возможность компенсации перерас­хода за счет будущих доходов. Если это невозможно, рассматрива­ются возможности сокращения масштабов проекта или получения дополнительного финансирования от заказчика. Обязательным условием успешного выполнения проекта является регулярное проведение различного рода совещаний. Совещания могут быть еженедельными (у руководителя проекта), ежемесячными (у спон­сора проекта), поэтапными (у заказчика проекта) и т.д. Как прави­ло, совещания проводят с целью информирования руководства о ходе выполнения проекта, осуществления коммуникаций между членами команды, разработки корректирующих воздействий. Не­сколько правил проведения совещаний:

заранее определяются время начала и план совещания;

•   совещание следует начинать вовремя;

•    к проведению совещания необходимо тщательно готовиться;

•   следует избегать проведения «информационных» совещаний;

•   следует использовать совещания для принятия групповых ре­шений, обеспечивающих вклад в решение важных проблем;

•   необходимо соблюдать регламент проведения совещания;

•   председательствующий должен делать обобщения и выводы;

•   после проведения совещания необходимо оформить протокол и разослать его участникам;

•   на очередном совещании необходимо сделать контрольную оцен­ку выполнения решений предыдущего совещания.


Часто возникает необходимость изменения ранее принятых ре­шений и утвержденныхдокументов. Процедура проведения изме­нений является весьма важной и, как правило, регламентируется стандартами предприятий. Создаются шаблоны таких организаци­онных документов, как «Заявка на изменения», «Оценка измене­ний», «Приказ об изменении», «Извещение об изменении». После принятия изменения к реализации «Извещение об изменении» рас­сылается всем участникам выполнения проекта.

 

Осуществление корректирующих воздействий